Revolut Business

Analysoinut Appwesome

Kun yrityksen rahat liikkuvat useassa valuutassa, tavallisen henkilökohtaisen pankkitilin ja taulukkolaskennan yhdistelmä alkaa helposti tuntua kömpelöltä. Minulle Revolut Business näyttäytyy ennen kaikkea mobiilina työkaluna yrityksen pankkiasioiden seuraamiseen ja hoitamiseen: sen hyöty ei ole siinä, että kaikki taloushallinto katoaisi, vaan siinä, että osa arjen rahaliikenteestä pysyy yhdessä paikassa ja kulkee mukana puhelimessa.

Se sopii parhaiten yrittäjälle tai pienelle tiimille, joka maksaa tai vastaanottaa rahaa ulkomailta ja haluaa seurata yrityksen korttikuluja ilman jatkuvaa työpöydän ääreen palaamista. Jos taas tarvitset vain yksinkertaisen kotimaisen tilin etkä kaipaa kansainvälisiä maksuja tai tiimin kulujen hallintaa, oma pankkisi voi olla tutumpi ja riittävämpi vaihtoehto.

Arjen lähtötilanne ratkaisee

Revolut Ltd:n yrityksille suunnittelema taloussovellus on ilmainen ladata, ja sen ikäraja on PEGI 3. Sovelluksen keskiarvo on 4,8 noin 44 000 arviosta; arvosteluja on noin 14 000 ja asennuksia yli miljoona. Nämä luvut kertovat laajasta käytöstä, mutta eivät vielä kerro, sopiiko palvelu juuri sinun yrityksesi toimintatapoihin. Arvioisin soveltuvuutta ennemmin sen perusteella, miten yrityksesi vastaanottaa maksuja, kuka käyttää kortteja ja miten seuraat menoja.

Ennen vaihtamista kannattaa piirtää itselleen yksinkertainen rahavirta: mistä maksut tulevat, missä valuutassa laskut maksetaan, ketkä tekevät hankintoja ja miten kuitit päätyvät kirjanpitoon. Tämä auttaa näkemään, ratkaiseeko sovellus oikean pullonkaulan vai siirtääkö se vain saman käsityön uuteen näkymään. Yritystilin avaaminen ei myöskään yksin korvaa kirjanpitoa tai taloushallinnon järjestelmää, joten mieti jo alussa, kuka täsmäyttää tapahtumat ja millä rytmillä.

Nykyinen versio on 5.75.1, ja sovellus toimii Android-laitteissa vähintään versiosta 9 alkaen. Käytännössä tarkistaisin oman puhelimen käyttöjärjestelmän ja sen, että yrityksellä on toimiva tapa jakaa vastuut ennen käyttöönottoa. Kun samaan rahavirtaan osallistuu useita ihmisiä, selkeä työnjako on usein tärkeämpi kuin se, kuinka nopeasti sovellukseen pääsee sisään.

Mikä ihmeen Revolut Business?

Ensimmäinen kysymys, joka sinulle saattaa tulla mieleen, on: mikä ihmeen Revolut Business? No, se on digitaalinen pankkialusta, joka on suunniteltu yrityksille. Kyllä, luit oikein! Ei enää turhauttavia pankkikäyntejä tai monimutkaisia prosesseja. Kaikki tapahtuu suoraan puhelimessasi. Sovellus on saatavilla sekä Androidille että iOS:lle, joten voit käyttää sitä melkein millä tahansa laitteella.

Sovelluksen avulla voit hallita yrityksesi tilejä, tehdä kansainvälisiä maksuja ilman piilokuluja, ja jopa hallita henkilöstön kortteja. Se on kuin taskussasi oleva pankki, joka ei koskaan nuku.

Käyttöönotto ja käyttöliittymä

Kun puhutaan käyttöönotosta, Revolut Business tekee siitä naurettavan helppoa. Rekisteröitymisprosessi on suoraviivainen. Naputtelet vain joitakin perustietoja, ja olet valmis aloittamaan. Eikä tarvitse huolehtia monimutkaisista lomakkeista tai turhista paperitöistä.

Käyttöliittymä on suorastaan elegantti. Se on yksinkertainen, mutta samalla tehokas. Kaikki tärkeät toiminnot ovat käden ulottuvilla, eikä sinun tarvitse tuhlata aikaa etsimällä haluamaasi toimintoa. Se on kuin hyvä kahvikuppi aamulla – yksinkertainen mutta välttämätön.

Rahavirran käytännön kulku

Kuvitellaan tavallinen työpäivä: asiakas maksaa ulkomailta, ja myöhemmin tiimin jäsen tarvitsee yrityksen korttia ohjelmistotilaukseen tai matkakuluun. Tällöin hyöty muodostuu peräkkäisistä vaiheista, ei yhdestä näyttävästä ominaisuudesta. Seuraan ensin saapunutta maksua, tarkistan käytettävissä olevan saldon ja katson, mitä valuuttaa yrityksen seuraavat menot vaativat. Sen jälkeen tiimin kortin kulutusta voi seurata ja tarvittaessa kortin voi jäädyttää. Kun maksut ja korttitapahtumat näkyvät samassa yrityskäyttöön tarkoitetussa sovelluksessa, minun ei tarvitse aloittaa selvittelyä useasta henkilökohtaisesta viestistä tai irrallisesta näkymästä.

Tässä työnkulussa kannattaa sopia etukäteen, kuka tarkistaa tapahtumat ja kuka huolehtii tositteiden välittämisestä kirjanpitoon. Kortin kulun seuraaminen ei itsessään selitä, mihin hankinta liittyi, eikä sovelluksen tapahtumanäkymä korvaa yrityksen omaa hyväksymiskäytäntöä. Käytännöllinen tapa on pyytää korttia käyttävää työntekijää kirjaamaan ostoksen tarkoitus ja toimittamaan kuitti heti, kun meno syntyy. Näin tapahtuma ei jää kuun lopussa arvoitukseksi.

Kansainvälisen maksun kohdalla katsoisin aina maksun valuutan ja vastaanottajan tiedot huolellisesti ennen vahvistamista. Sovelluksen kuvaus korostaa useita valuuttoja ja kansainvälisiä maksuja, mutta yrityksen todellinen kustannus riippuu siitä, millainen maksu on kyseessä ja mitä yrityksen sopimukseen kuuluu. En siis tulkitsisi ilmausta piilokuluttomuudesta lupaukseksi siitä, että jokainen mahdollinen valuutanvaihto tai maksutapa olisi kaikissa tilanteissa maksuton. Tarkistaisin ehdot juuri ennen kuin siirrän yrityksen pääasialliset maksut uudelle tilille.

Handoffit: tiimi, kirjanpito ja muut pankit

Yrityksen rahaliikenne ei pääty siihen, että maksu näkyy puhelimessa. Tapahtumat täytyy tarvittaessa siirtää tai välittää kirjanpitoon, ja tiimin kulujen on oltava ymmärrettäviä myös sille henkilölle, joka ei tehnyt ostosta. Tässä kohtaa sovellus voi helpottaa seurantaa, mutta selkeä prosessi ratkaisee, jääkö hyöty pysyväksi. Jos työntekijät käyttävät kortteja, sopisin yhteisesti ostojen tarkoituksen kirjaamisesta ja siitä, miten puuttuvat kuitit hoidetaan.

Jos yrityksellä on jo toinen pankkitili, kirjanpitäjä tai laskutusjärjestelmä, Revolut Business kannattaa arvioida niiden rinnalla eikä oletuksella, että se korvaisi kaikki. Määritä ensin, käytetäänkö sitä esimerkiksi ulkomaisiin maksuihin ja tiimin kortteihin vai siirretäänkö sinne laajemmin yrityksen maksuliikennettä. Rajattu aloitus tekee vertailusta selkeämmän: näet, väheneekö käsityö oikeasti, ennen kuin muutat useita vakiintuneita rutiineja.

Perinteiseen pankkisovellukseen verrattuna tämän palvelun painopiste on yrityksen ja kansainvälisen rahaliikenteen käytössä, ei vain oman tilin saldon katsomisessa. Se voi tuntua joustavammalta, jos yrityksellä on monen valuutan maksuja ja henkilöstön kortteja. Tavanomainen pankki voi silti olla parempi, jos arvostat ennen kaikkea tuttua palvelusuhdetta, paikallisia konttoripalveluja tai sitä, että kaikki yrityksen pankkiasiat pysyvät jo käytössä olevassa kokonaisuudessa. En vaihtaisi pelkän modernin käyttöliittymän vuoksi, vaan vasta kun oma työnkulku hyötyy siitä.

Ominaisuudet, jotka tekevät eron

Katsotaanpa joitakin Revolut Business -sovelluksen merkittäviä ominaisuuksia. Ensinnäkin, kansainväliset maksut ovat uskomattoman helppoja. Voit lähettää ja vastaanottaa rahaa ympäri maailmaa useissa eri valuutoissa ilman piilokuluja. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos yrityksesi toimii kansainvälisesti.

Toinen mainitsemisen arvoinen asia on henkilöstön korttien hallinta. Voit asettaa budjetteja, seurata kuluja ja jopa jäädyttää kortteja tarvittaessa. Tämä antaa sinulle täyden hallinnan ja näkyvyyden yrityksesi talouteen.

Yksi käytännöllinen, helposti unohtuva toimintatapa on käyttää korttien hallintaa myös poikkeustilanteisiin, ei vain kuukausibudjettien katseluun. Jos työntekijän kortti katoaa tai sen tapahtuma näyttää epäilyttävältä, jäädyttämismahdollisuus tarjoaa välittömän toimenpiteen, jonka jälkeen tilanteen voi selvittää. Se ei poista tarvetta tarkistaa tapahtumaa ja sopia jatkotoimista, mutta voi vähentää aikaa, jolloin kortti on käytettävissä epäselvässä tilanteessa.

Budjetointi puolestaan toimii parhaiten, kun rajat vastaavat todellisia työtehtäviä. Jos korttia käytetään sekä matkustamiseen että jatkuviin verkkopalveluihin, yksi yhteinen raja voi olla hankala tulkita. Erottaisin yrityksen sisäisissä käytännöissä toistuvat tilaukset ja satunnaiset kulut toisistaan ja tarkistaisin tapahtumat säännöllisesti. Näin sovelluksen tarjoama seuranta muuttuu päätöksenteoksi eikä vain pitkäksi tapahtumaluetteloksi.

Tietoturva ja asiakaspalvelu

Ei pidä unohtaa, että tietoturva on ensisijaisen tärkeää, kun puhutaan rahasta. Revolut Business ottaa tämän vakavasti. Sovellus tarjoaa kaksivaiheisen todennuksen ja reaaliaikaiset hälytykset, jotta pysyt aina ajan tasalla.

Asiakaspalvelu on myös huippuluokkaa. Jos sinulla on kysyttävää tai ongelmia, asiakaspalvelutiimi on tavoitettavissa 24/7. He ovat ystävällisiä ja avuliaita, mikä tekee kokemuksesta miellyttävän.

Turvallisuudessa oma toimintatapa on silti tärkeä osa kokonaisuutta. Pitäisin yritystilin käyttöön tarkoitetun puhelimen lukittuna, käyttäisin henkilökohtaisia kirjautumistietoja huolellisesti ja tarkistaisin ilmoituksista, vastaavatko tapahtumat odotettuja ostoja. Hälytys auttaa huomaamaan poikkeaman, mutta se ei tee tarkistusta käyttäjän puolesta. Jos useampi ihminen hoitaa maksuja, sopisin myös siitä, miten kiireellisistä tai epäilyttävistä tapahtumista ilmoitetaan muille vastuuhenkilöille.

Asiakaspalvelun saatavuus voi olla tärkeä turva silloin, kun maksun selvittäminen ei voi odottaa seuraavaan työpäivään. En kuitenkaan rakentaisi kiireellistä prosessia oletukselle, että jokainen asia ratkeaa heti ensimmäisellä yhteydenotolla. Pitäisin yrityksessä erillisen suunnitelman sille, kuka voi tarkistaa maksun, miten kortti jäädytetään ja mistä tarvittavat tapahtumatiedot löytyvät. Näin toiminta ei pysähdy, jos tilanne vaatii lisäselvittelyä.

Milloin toinen ratkaisu voi olla parempi?

Palvelu ei ole automaattisesti paras valinta jokaiselle yritykselle. Jos yrityksesi tekee vain vähän maksuja, toimii pääosin kotimaassa eikä jaa kortteja työntekijöille, nykyinen pankkitili voi hoitaa tarpeen yksinkertaisemmin. Myös kirjanpitäjän tai muiden järjestelmien kanssa kannattaa varmistaa työnkulku ennen kuin siirtää suuren määrän maksutapahtumia uuteen paikkaan. Yrityksen pankkipalvelua ei kannata vaihtaa vain siksi, että sovellus vaikuttaa nopealta; tärkeämpää on, vähentääkö se juuri sinun yrityksesi toistuvaa työtä.

Yrittäjälle, joka ostaa palveluita ulkomailta tai vastaanottaa maksuja useissa valuutoissa, tilanne on toinen. Silloin eri valuuttojen käsittely ja tapahtumien seuraaminen voivat olla olennaisia arjen tehtäviä, ja tiimin korttien hallinta tuo mukaan konkreettisen työnjaon. Arvioisin silti aina kokonaisuutta: miten maksut saapuvat, miten menot hyväksytään, miten kuitit toimitetaan ja mitä kirjanpito tarvitsee. Hyvä sovellus ei yksin korjaa epäselvää talousprosessia.

Kun rahavirta kohtaa arjen

Minulle palvelun vahvin puoli on se, että kansainväliset maksut ja henkilöstön korttien seuranta ovat lähellä toisiaan samassa yrityskäyttöön tarkoitetussa ympäristössä. Se voi helpottaa päivää, jossa yksi työntekijä maksaa työmatkan kulun, toinen hoitaa ulkomaisen palvelun tilauksen ja yrittäjän täytyy silti nähdä, mitä yrityksen rahalle tapahtuu. Hyöty näkyy silloin, kun sovellusta käytetään osana sovittua prosessia eikä irrallisena ratkaisuna muiden työkalujen päällä.

Kannattaa myös miettiä, kuka tarvitsee puhelinsovellusta ja kuka hoitaa varsinaisen kirjanpidon. Mobiili käyttö on kätevää nopeaan tarkistukseen ja kortin hallintaan, mutta pitkien tapahtumajaksojen selvittäminen tai yrityksen raportointi voi vaatia muita työkaluja ja työskentelytapoja. En odottaisi yhden pankkisovelluksen korvaavan kirjanpitäjää, hyväksyntäketjua tai huolellista tositteiden säilytystä. Sen sijaan käyttäisin sitä rahaliikenteen näkyvyyden parantamiseen ja pitäisin loput prosessista ennallaan, kunnes yhteensopivuus on käytännössä selvillä.

Loppusanat

Yhteenvetona voidaan sanoa, että Revolut Business on enemmän kuin pelkkä sovellus – se on kumppani yrityksesi talousasioissa. Se tekee monimutkaisista prosesseista yksinkertaisia ja säästää aikaa ja rahaa. Kaiken kaikkiaan, jos etsit helppokäyttöistä ja luotettavaa ratkaisua yrityksesi pankkiasioihin, tämä sovellus on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen.

Joten, mitä vielä odotat? Kokeile Revolut Business -sovellusta ja anna sen tehdä taikojaan!